Job Description

Position Profile: Finance Controller 

Reports to: Chief Executive Officer 

Profile date: October 2024

Revised date: October 2025

About the Canadian Centre on Substance Use and Addiction

The Canadian Centre on Substance Use and Addiction (CCSA) changes lives by bringing people and knowledge together to reduce the harms of alcohol and other drugs on society. We partner with organizations and diverse communities to improve the wellness of people living in Canada. A non-governmental organization with a national focus, CCSA envisions a healthier Canadian society where evidence transforms approaches to substance use.

Acknowledgement

CCSA acknowledges that First Nations, Inuit and Métis people are the holders of Traditional Indigenous Knowledge. We respect the power of the Indigenous ways of knowing and of Traditional Indigenous Knowledge, and we commit to learning about and incorporating this knowledge into our work with proper guidance.

About the Position

  Reporting to the Chief Executive Officer (CEO) or their designate, the Finance Controller is responsible for ensuring the accuracy, integrity and compliance of financial records by overseeing transaction processing, reconciliation and consolidation activities. The Finance Controller oversees the preparation, analysis and review of financial reports, ensuring timely and accurate data is provided to the CEO for decision making by senior management and external partners. T he Finance Controller assists with budgeting, forecasting and cash flow management while leading ad-hoc financial analysis to address evolving business needs.

Responsibilities and Accountabilities

Financial Reporting and Compliance

• Prepare and review monthly, quarterly and annual financial statements
• Ensure compliance with GAAP, ASNPO and regulatory requirements

• Manage external audits and co-ordinate with auditors to provide necessary information and reports
• Prepare and submit accurate financial reports to government funders ensuring compliance with funding agreement and deadlines
• Ensure all statutory requirements are being met
• Ensure compliance with all CCSA policies and practices, and ensure the integrity and security of financial information
• Set up new projects, which includes:
  • Creating project structure
  • Coding project budgets
  • Creating chart of accounts
  • Setting up new projects
  • Making transfers of employee billable hours, expenses or both
  • Creating reports as per agreements and donors’ requirements 
  • Training the project team

Budgeting and Forecasting

• Liaise with senior management in annual budgeting process and develop financial forecasts in a timely manner
• Monitor actual performance against budget and provide variance analysis
• Support business units with financial planning and cost management initiatives

Internal Controls and Risk Management

• Develop, implement and monitor internal financial controls and processes
• Identify financial risks and recommend mitigation strategies
• Ensure adherence to policies and procedures across streams and divisions

Team Collaboration

• Mentor finance staff, fostering professional development
• Collaborate with cross-functional teams to provide financial insights and support decision-making
• Present financial reports and insights to senior management and partners

Systems and Process Improvement

• Optimize financial systems and processes for efficiency and accuracy
• Guide system improvements, project implementation and operations
• Ensure the integrity and accuracy of data within financial systems

Treasure Management

• Oversee management of cash and cash flow requirements
• Develop and maintain cash flow forecasting
• Track and reconcile investments and interests
• Maintain listing of corporate signing officers, facilitate additions and removals with banks, credit cards and government authorities

Payroll and Benefits

• Oversee bi-weekly payroll inputs and submission
• Review and post payroll journal entries
• Back up the Payroll Coordinator, including but not limited to scheduled absences

This position profile is designed to provide an overview of the main responsibilities for the role. Other responsibilities not identified in this position profile may be assigned based on the person’s experience and operational requirements.

Qualifications

• Bachelor’s degree in business, accounting, finance or related field
• Seven to nine years’ experience in accounting, finance or a similar role in an environment with multiple revenue sources
• Completed CPA designation or at the advance level of CPA Professional Education Program (CPA PEP) - required
• Excellent understanding of accounting principles (GAAP) and compliance requirements
• In-depth knowledge of financial and business reporting systems
• Experience in variance analysis in a project-based financial statement environment
• Advanced Microsoft Excel skills with experience in data mining
• Experience in ADP and Ceridian payroll platforms
• Strong organizational skills with the ability to multitask
• Ability to work well under pressure in a fast-paced environment
• Dependable team player who is detail and deadline oriented
• Excellent oral and written communications skills
• Well-developed analytical and reasoning skills
• High attention to detail and ability to manage multiple priorities

Assets

• Experience working in or with governmental, non-governmental or international organizations
• Bilingual in English and French
• Advanced skills in Microsoft Dynamics 365 Business Central
• Good knowledge and understanding of contracts and standard clauses

Working Conditions

• Frequent high-intensity concentration
• Frequent exposure to psychologically challenging conditions, such as deadline pressure, interpersonal conflict or extended work hours during peak periods such as audits and year-end
• Regular mental attention required to alternate, flex or adapt one’s attention to handle simultaneous multiple urgent demands and/or perform detail-oriented work with regular interruptions
• Frequent communication with internal contacts and occasional external contacts
• Work performed in an office setup or from home (hybrid work as permitted)
• No lifting or physical work required

CCSA Values 

CCSA is committed to equity, diversity and inclusion in all aspects of our work. As an organization, we are committed to ensuring that First Nations, Inuit and Métis people and all equity-deserving groups are fully represented, including women, people of colour, people with disabilities and people who members of the 2SLGBTQ+ community.

CCSA is dedicated to learning from and supporting people with lived and living experience of substance use health. We encourage people with lived and living experience of substance use to apply to join the CCSA team.

CCSA promotes the rights of all people with disabilities as outlined in the Ontario Human Rights Cod e and the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act , 2005, and its related Integrated Accessibility Standards Regulation. CCSA will make appropriate accommodations on request. Please inform CCSA in advance of a request for accommodation during the recruitment process.

How to Apply 

If you are interested in this position, please submit a cover letter and resumé. Located in Ottawa, CCSA works within a flex-hybrid model. The successful candidate must be willing to be onsite to attend in-person activities as required. We thank all applicants. Only candidates selected for an interview will be contacted.

No agencies please.

Profil du poste : Contrôleur financier 

Supérieur hiérarchique : Directeur général 

Date du profil : octobre 2024

Date de révision : octobre 2025

À propos du Centre canadien sur les dépendances et l'usage de substances

Le Centre canadien sur les dépendances et l'usage de substances (CCDUS) change des vies en réunissant les gens et les connaissances afin de réduire les méfaits de l'alcool et d'autres drogues sur la société. Nous travaillons en partenariat avec des organisations et diverses communautés afin d'améliorer le bien-être des personnes vivant au Canada. Organisation non gouvernementale à vocation nationale, le CCDUS envisage une société canadienne plus saine où les données probantes transforment les approches en matière d'usage de substances.

Reconnaissance

Le CCDUS reconnaît que les Premières Nations, les Inuits et les Métis sont les détenteurs des connaissances traditionnelles autochtones. Nous respectons le pouvoir des modes de connaissance autochtones et des connaissances traditionnelles autochtones, et nous nous engageons à apprendre et à intégrer ces connaissances dans notre travail avec des conseils appropriés.

À propos du poste

Relevant du directeur général (PDG) ou de son représentant, le contrôleur financier est chargé de garantir l'exactitude, l'intégrité et la conformité des registres financiers en supervisant le traitement des transactions, le rapprochement et les activités de consolidation. Le contrôleur financier supervise la préparation, l'analyse et la révision des rapports financiers, en veillant à ce que des données précises et actualisées soient fournies au PDG pour la prise de décision par la direction et les partenaires externes. Le contrôleur financier participe à l'élaboration du budget, des prévisions et de la gestion des flux de trésorerie, tout en dirigeant des analyses financières ponctuelles afin de répondre aux besoins changeants de l'entreprise.

Responsabilités et obligations

Rapports financiers et conformité

• Préparer et examiner les états financiers mensuels, trimestriels et annuels

• Veiller au respect des normes comptables généralement reconnues (GAAP), des normes comptables de l'ASNPO et des exigences réglementaires

• Gérer les audits externes et coordonner avec les auditeurs afin de fournir les informations et les rapports nécessaires

• Préparer et soumettre des rapports financiers précis aux bailleurs de fonds gouvernementaux, en veillant au respect des accords de financement et des délais

• Veiller au respect de toutes les exigences légales

• Veiller au respect de toutes les politiques et pratiques de la CCDUS et garantir l'intégrité et la sécurité des informations financières

• Mettre en place de nouveaux projets, ce qui comprend :

• Créer la structure du projet

• Coder les budgets du projet

• Créer un plan comptable

• Mettre en place de nouveaux projets

• Effectuer des transferts d'heures facturables des employés, de dépenses ou des deux

• Créer des rapports conformément aux accords et aux exigences des donateurs 

• Former l'équipe du projet

Budgétisation et prévisions

• Assurer la liaison avec la direction générale dans le cadre du processus de budgétisation annuel et élaborer des prévisions financières en temps opportun.

• Surveiller les performances réelles par rapport au budget et fournir une analyse des écarts.

• Soutenir les unités commerciales dans leurs initiatives de planification financière et de gestion des coûts.

Contrôles internes et gestion des risques

• Élaborer, mettre en œuvre et surveiller les contrôles et processus financiers internes.

• Identifier les risques financiers et recommander des stratégies d'atténuation.

• Veiller au respect des politiques et procédures dans tous les domaines et divisions.

Collaboration au sein de l'équipe

• Encadrer le personnel financier et favoriser son développement professionnel.

• Collaborer avec des équipes interfonctionnelles afin de fournir des informations financières et d'aider à la prise de décision.

• Présenter des rapports financiers et des analyses à la direction et aux partenaires.

Amélioration des systèmes et des processus

• Optimiser les systèmes et processus financiers pour plus d'efficacité et de précision.

• Guider les améliorations des systèmes, la mise en œuvre des projets et les opérations.

• Garantir l'intégrité et l'exactitude des données dans les systèmes financiers.

  Gestion de la trésorerie

• Superviser la gestion des besoins en matière de trésorerie et de flux de trésorerie.

• Élaborer et tenir à jour les prévisions de flux de trésorerie.

• Suivre et rapprocher les investissements et les intérêts.

• Tenir à jour la liste des signataires autorisés de l'entreprise, faciliter les ajouts et les suppressions auprès des banques, des sociétés émettrices de cartes de crédit et des autorités gouvernementales.

Paie et avantages sociaux

• Superviser la saisie et la soumission des données de paie toutes les deux semaines

• Vérifier et enregistrer les écritures comptables relatives à la paie

• Remplacer le coordinateur de la paie, notamment en cas d'absences prévues

Ce profil de poste est conçu pour donner un aperçu des principales responsabilités liées à la fonction. D'autres responsabilités non mentionnées dans ce profil peuvent être attribuées en fonction de l'expérience de la personne et des besoins opérationnels.

Qualifications

• Licence en commerce, comptabilité, finance ou dans un domaine connexe

• Sept à neuf ans d'expérience en comptabilité, finance ou dans un poste similaire dans un environnement avec plusieurs sources de revenus

• Diplôme de CPA ou niveau avancé du programme de formation professionnelle CPA (CPA PEP) - obligatoire

• Excellente compréhension des principes comptables (GAAP) et des exigences de conformité

• Connaissance approfondie des systèmes de reporting financier et commercial

• Expérience de l'analyse des écarts dans un environnement de rapports financiers basés sur des projets

• Maîtrise avancée de Microsoft Excel et expérience dans l'exploration de données

• Expérience des plateformes de paie ADP et Ceridian

• Solides compétences organisationnelles et capacité à mener plusieurs tâches de front

• Capacité à bien travailler sous pression dans un environnement dynamique

• Esprit d'équipe fiable, soucieux du détail et respectueux des délais

• Excellentes compétences en communication orale et écrite

• Capacités d'analyse et de raisonnement bien développées

• Grand souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités

Atouts

• Expérience de travail au sein ou en collaboration avec des organisations gouvernementales, non gouvernementales ou internationales.

• Bilingue en anglais et en français.

• Compétences avancées dans Microsoft Dynamics 365 Business Central.

• Bonne connaissance et compréhension des contrats et des clauses standard.

Conditions de travail

• Concentration intense et fréquente

• Exposition fréquente à des conditions psychologiquement difficiles, telles que la pression des délais, les conflits interpersonnels ou les heures de travail prolongées pendant les périodes de pointe, comme les audits et la fin de l'année

Attention mentale régulière requise pour alterner, moduler ou adapter son attention afin de gérer simultanément plusieurs demandes urgentes et/ou effectuer un travail minutieux avec des interruptions régulières

• Communication fréquente avec des contacts internes et occasionnellement externes

• Travail effectué dans un bureau ou à domicile (travail hybride autorisé)

• Aucun effort physique ni travail manuel requis

Valeurs du CCDUS 

Le CCDUS s'engage à promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans tous les aspects de son travail. En tant qu'organisation, nous nous engageons à veiller à ce que les Premières Nations, les Inuits et les Métis, ainsi que tous les groupes méritant l'équité, soient pleinement représentés, y compris les femmes, les personnes de couleur, les personnes handicapées et les membres de la communauté 2SLGBTQ+.

Le CCDUS s'engage à apprendre des personnes qui ont vécu ou vivent actuellement des problèmes de santé liés à la consommation de substances et à les soutenir. Nous encourageons les personnes qui ont vécu ou vivent actuellement des problèmes de consommation de substances à postuler pour rejoindre l'équipe du CCDUS.

Le CCDUS promeut les droits de toutes les personnes handicapées, tels que définis dans le Code des droits de la personne de l'Ontario et la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario, ainsi que dans le règlement connexe sur les normes d'accessibilité intégrées. Le CCDUS prendra les mesures d'adaptation appropriées sur demande. Veuillez informer le CCDUS à l'avance de toute demande d'adaptation pendant le processus de recrutement.

Comment postuler 

Si ce poste vous intéresse, veuillez envoyer une lettre de motivation et votre curriculum vitae. Située à Ottawa, la CCDUS fonctionne selon un modèle hybride flexible. Le candidat retenu devra être disposé à se rendre sur place pour participer à des activités en personne, au besoin. Nous remercions tous les candidats. Seuls ceux retenus pour une entrevue seront contactés.

Les agences sont priées de s'abstenir.

Ce document a été traduit à l'aide d'un logiciel de traduction et peut donc contenir des erreurs.

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